Introodle: Introduction à Moodle

Concept

L'IFA utilise un logiciel SAP (ITMA) pour la gestion de toutes les formations.

ITMA comprend toutes les données, codes de formation, titres de formations, données personnelles, données de session, etc.

Toutes ces données sont transférées automatiquement vers Moodle.

Pour ce faire, une série de fichiers XML ont été développés.

Par le biais de la plateforme d'échange XML développée, l'échange des données entre les deux applications devrait se faire de manière optimale.

Toutes les formations ST, CA, EV, PA, OD seront reprises dans la plateforme d'échange, de sorte que plus aucune adaptation manuelle ne soit nécessaire. De cette manière, les inscriptions, adaptations, nouveaux cours, nouvelles sessions, adaptations des sessions, s'effectuent automatiquement, tout comme la mise à jour sur l'e-Campus.

Lorsque les données sont correctement introduites dans ITMA, elles seront correctement chargées sur l'e-Campus.

L'e-Campus sera une copie conforme des données de cours et de session dans ITMA.

Procédure

1.Création d'un nouveau cours via le document InfoPath (Agora)

2.Adaptation des données d'un cours via le document InfoPath (Agora)

3.Adaptation des données formateur, CL, Secrétariats par le biais du document InfoPath (Agora)

4.Création de sessions par le biais du document InfoPath (Agora)

5.Adaptation des données Session par le biais du document InfoPath (Agora)

6.Enregistrement de participants dans une session (ITMA)

7.Adaptation des données d'un participant (ITMA)

8.Annulation de participants à une session (ITMA)

9.Création d'un rapport XML avec toutes les données (ITMA)

10.Chargement des rapports XML sur le serveur FTPS (ITMA)

11.Mise en mémoire des rapports XML sur l'e-Campus (Cblue)

12.Archivage des rapports XML existants (Cblue)

13.Création d'un rapport des données mises en mémoire sur l'e-Campus (Cblue)

14.Envoi des rapports (Cblue)

Déclencheur

Si une session a été créée pour une formation, cette dernière sera créée dans Moodle . La session (objet D) est le déclencheur qui permet d'intégrer une formation dans le protocole d'échange, formation qui se retrouvera au final sur l'e-Campus.

L'échange de données pour les différentes formations débutera dès qu'une session sera créée / adaptée pour une date déterminée dans ITMA.

Les rapports XML sont créés jusqu'à 30 jours à l'avance.

Lorsque l'on planifie une session qui doit débuter le 01/05/2015, celle-ci sera créée sur l'e-Campus à la date du 01/04/2015. De cette manière, les formateurs et secrétaires disposent d'un mois pour « mettre en ordre » l'espace de cours.

Les rapports XML prennent en compte toutes les adaptations introduites dans les 30 jours précédant le premier jour de formation.

Lorsque des sessions font l'objet d'adaptations, telles que l'annulation de participants par exemple, celles-ci sont mise à jour quotidiennement jusqu'à la date de la formation.

* Lorsque l'on introduit des modifications après le premier jour de formation, celles-ci ne sont pas reprises dans les rapports XML. Est-il possible d'adapter ceci à 14 jours après une formation ? trop complexe ?

Créer

Si les formations n'existent pas encore sur l'e-Campus, celles-ci seront créées sur la base des données se trouvant dans ITMA. Si le titre, le code, les formateurs, CPL, les secrétaires d'une formation sont adaptés dans ITMA, ces données seront automatiquement adaptées sur l'e-Campus.

Règles par code de formation :

Étant donné les différents types de formations / codes, différentes règles s'appliquent :

ST / EV / PA / OD :

Les formations standards, évènements, projets stratégiques et projets sur mesure fonctionnent tous de la même manière.

-          Date du début de l'accès : 30 jours avant la date de début de la session

-          Date de fin de l'accès : il n'y a pas de date de fin pour cette session

Les participants ont toujours accès au cours. Ceci afin d'encourager l'apprentissage perpétuel.

ST-W (apprentissage en ligne)

Il s'agit purement et simplement d'un e-learning, identifié par le code ST assorti du suffixe W pour marquer une exception :

-          Date du début de l'accès :  30 jours avant la date de début

-          Date de fin de l'accès : date de début de la session + 180 jours (+/- 6 mois)

Les participants ont accès à l'e-learning durant 6 mois, ceci afin de les encourager à le suivre dans un délai raisonnable.

CACER :

Pour les formations certifiées, les règles sont différentes :

-          Date du début de l'accès :  date du début de la session

-          Date de fin de l'accès : date de début de la session + 450 jours (+/- 15 mois)

Les participants ont accès au cours dès le premier jour de la formation. Cet accès demeure jusqu'à 15 mois après le premier jour de formation. Au cours de ces 15 mois, il est possible de suivre la formation, de participer à un premier test et, en cas d'empêchement, de prendre part à un second test.

* Les Secrétariats, secrétariats SOM, CPL, responsables SOM et formateurs ont accès aux formations CACER 30 jours avant la date de début de la session. Ces fonctions ne sont pas limitées dans le temps. Elles auront donc toujours accès aux cours.

**Ces fonctions S, SSOM, CPL, SOMV, TRA, sont liées dans ITMA au cours et non à la session. De ce fait, les relations ne peuvent être limitées dans le temps. En effet, les cours ne sont pas définis dans le temps, seules les sessions le sont.

Rapports XML

L'échange de données se fera par le biais de fichiers XML créés au départ d'ITMA. Ils sont toujours au nombre de 5 :

Cours: ce fichier reprend les données des formations : nom, code, numéro d'ID, catégorie

Cours  ce fichier reprend les données d'une session : nom, description, numéro d'ID

Inscrits : ce fichier reprend les données des participants : nom, prénom, e-mail, date de naissance, langue et PERNR.

Inscrit cours: ce fichier reprend les données des participants qui sont inscrits pour une formation, la date de début et de fin de l'accès, ainsi que la fonction ( CPL, étudiant, formateur, etc.)

Inscrit groupes : ce fichier reprend les données des participants qui sont inscrits pour une session.

Nomenclature: d'abord le nom du fichier, ensuite l'année, le mois et le jour.  p.ex. : cours_20140825

Chrono Job

Les différents fichiers seront chargés quotidiennement sur un serveur de Cblue. Le traitement, l'échange et la mise à jour des données sur l'e-Campus se feront donc une seule fois par jour.

Les rapports dans ITMA seront générés chaque jour à 04h00 et chargés sur le serveur FTPS de Cblue. Cblue met ces rapports en mémoire à 04h15.

FTPS

Les données seront automatiquement chargées sur un serveur FTPS.

Cblue mettra ces fichiers automatiquement en mémoire dans la base de données de Moodle (e-Campus).

Une fois ceux-ci mis en mémoire, ils sont archivés.

Rapportage

Une fois les données chargées sur l'e-Campus, un rapport de résultat est généré. Ce rapport sera envoyé aux adresses e-mail suivantes.

helpesk.campus@ofoifa.fgov.be

Rétroactif

Les sessions / données ne sont pas chargées rétroactivement. Seules les formations dont la date de mise en service débute le 01/01/2015 seront chargées et affichées. Aucun historique de la période précédant la date de production ne sera donc chargé.

Pour consulter les données d'une session précédente, veuillez contacter Learning and Analytics (Gwenn Peeters)

Processus incrémentiel

Chaque jour, les futures sessions / formations seront chargées sur le serveur FTP. Toutes les données y font toujours l'objet d'un nouveau chargement. Cela ne se fait donc pas de façon incrémentielle.